En diciembre de 2016 se realizó el lanzamiento del Proyecto de optimización y automatización de procesos del IESA. Con esta iniciativa, el Instituto busca generar un mayor impacto y satisfacción hacia los clientes y colaboradores. Gustavo Roosen, presidente del IESA, indicó que este proyecto cuenta con el aval y apoyo de asesores externos y que busca como fin común convertirnos en referente en el área de servicios.

 

Al lanzamiento asistieron el equipo directivo y colaboradores del IESA; proveedores, aliados que apoyarán al Instituto a lo largo del desarrollo del proyecto; y miembros del Comité de Tecnología, conformado por un equipo de expertos con experiencia en procesos similares y que han acompañado al IESA desde la gestación del proyecto.

 

Este proyecto busca implementar nuevas maneras de trabajar. Yanitza Delgado, quien lidera esta iniciativa, explicó que se trata de generar procesos estandarizados y conectados entre sí, para mejorar la velocidad de respuesta hacia los clientes y cumplir todos los acuerdos de servicio que se les prometan, garantizando la calidad y excelencia que caracteriza a la Institución. 

 

Además de  ser referente en el área de servicios, se pretende potenciar las actividades e-learning y multiplicar el impacto en los clientes existentes y potenciales. Al renovar los procesos y actualizar las plataformas incrementará la productividad y competitividad de los sistemas del Instituto, alineándose con lo que ofrece el mercado.

 

La iniciativa tiene gran alcance, por una parte, la optimización de los procesos y por otra la automatización de estos en un sistema denominado Sistema Administrativo Integrado, SAIESA, desarrollado específicamente para las necesidades de la institución.

 

El proyecto consta de tres fases: planificación, preparación, ejecución y cierre, las cuales se llevarán a cabo de modo progresivo y modular durante dos años,. La primera etapa del Proyecto culminó con el lanzamiento oficial, donde las autoridades y encargados de la ejecución presentaron a todos los involucrados en la realización del Proyecto y explicaron a la comunidad por qué su participación es importante para el cambio, en qué consiste y qué beneficios traerá para todos los usuarios.

 

Existe un gran número de personas detrás de esta iniciativa de amplio alcance: el equipo Directivo, colaboradores del IESA, empresas outsoursing y el Comité de Tecnología; todos comprometidos con el cambio. Este proyecto busca  que la Comunidad IESA sea la protagonista  de todas las acciones de comunicación, seguimiento y control.   

 

Al cerrar el proyecto en diciembre de 2018, los procesos medulares que deben estar optimizados y automatizados son: pilares, gestión de profesores, gestión de productos, agendar, inscribir, entregar la actividad y gestión de egresados. Estos ocho módulos se actualizarán de modo progresivo. Después de la implementación, los colaboradores recibirán adiestramiento y se cerrará el proceso. Sin embargo, el Instituto se mantendrá en constante actualización de sus procesos y sistemas, en la búsqueda de la mejora continua. 

 

José María de Viana, Natalia Caamaño y Miguel Benatuil, quienes forman parte del Comité de Tecnología, indicaron que el proyecto es completo e implica grandes retos, pero también proporcionará al IESA grandes beneficios y la posibilidad de crecimiento profesional para sus integrantes. Es una iniciativa que merece ser destacada, porque aunque en la actualidad la mayoría de las organizaciones tiene una estrategia de supervivencia, el IESA se plantea un plan a futuro y se prepara para competir a nivel global.